Ingatlan- és erőforráskezelés új szinten
Piaci szektor
Egy jelentős ingatlanállománnyal rendelkező vállalkozás felismerte, hogy a korábban Excel-táblákban kezelt, széttagolt nyilvántartási rendszere már nem felel meg a hosszú távú működés követelményeinek. Az ingatlanok eltérő funkciója, mérete, földrajzi elhelyezkedése, valamint a hozzájuk kapcsolódó pénzügyi és dokumentációs folyamatok olyan komplexitást jelentettek, amit a hagyományos módszerek már nem tudtak kiszolgálni.
A kihívás: strukturálatlan adatkezelés és információs szigetek
A portfólióban szereplő lakóingatlanok, fejlesztési területek és bérlemények különböző kezelési logikát igényeltek. A vállalat emellett lakhatási, infrastrukturális és területfejlesztési feladatokat is ellátott, így az adminisztráció egyre átláthatatlanabbá vált.
A cél egy olyan rendszer létrehozása volt, amely:
- egységes szerkezetben tárolja a jogi, földhivatali, pénzügyi és műszaki adatokat,
- támogatja a szerződéses folyamatok és dokumentumok kezelését,
- skálázható és fejleszthető a jövőbeli igények mentén.
A különböző típusú ingatlanok (beépítetlen területek, lakóépületek, fejlesztési telkek) eltérő nyilvántartási logikát kívántak. A kapcsolódó adatok – például földhivatali nyilvántartásba bejegyzett jogok, tények, terhek, tilalmak, valamint az adók – gyakran külön fájlokban, mappákban vagy kollégák emlékezetében „éltek”.
Ez a napi működésben számos problémát okozott:
- Nem volt biztos, hogy minden adat pontos és naprakész.
- Az információk keresése időigényes volt, különösen hatósági eljárások vagy döntés-előkészítés során.
- A felhasználók gyakran nem ugyanazt az információt látták vagy másként értelmezték.
- Dokumentumok (szerződések, számlák, vázrajzok) visszakereshetősége nehézkes volt.
- Az Excel-fájlok mérete és komplexitása miatt az adatok kezelése nehézkessé, lassúvá vált.
Ezek az információs szigetek akadályozták az egységes döntéshozatalt és gátolták a vállalat fejlődését.
A megoldás: egy no-code rendszer
A Yappdo keretrendszer segítségével egy testreszabott, moduláris adatkezelő rendszer jött létre, amely a vállalat működéséhez és folyamataira szabott. A rendszer bevezetésével:
- az ingatlan- és telekadatok strukturáltan, hatóságilag elfogadható módon kerültek nyilvántartásba,
- a tulajdonosi, jogi és pénzügyi adatok (pl. vételár, tulajdonszerzés időpontja) naprakészen követhetők,
- a dokumentumok digitálisan, kereshető formában érhetők el,
- a bérbeadással kapcsolatos ajánlatok, szerződések és hirdetések könnyedén kezelhetők, visszakereshetők.
A Yappdo nem pusztán egy szoftveres eszközt adott, hanem egy komplex megoldási folyamatot is. A platform testreszabása szoros együttműködésben zajlott az ügyféllel, figyelembe véve a cég működését, céljait és jövőbeli terveit.
A rendszer lehetőséget biztosított:
- egy logikus, testreszabott adatmodell kialakítására,
- jogi és pénzügyi adatok strukturált, visszakereshető rögzítésére,
- digitális dokumentumkezelés bevezetésére (PDF és szerkeszthető formában is),
- a szerződéses határidők, vételárak és teljesítések nyomon követésére,
- egységes adathozzáférésre minden szervezeti szinten.
A megoldás nemcsak technikailag működik, hanem beépült a szervezet mindennapi munkafolyamataiba is, növelve az átláthatóságot, felelősségvállalást és gyors reagálóképességet.
Szintlépés: komplex portfóliókezelés egyetlen rendszerben
A stabil alapnyilvántartás után a következő lépés egy integrált, intelligens portfóliókezelési rendszer kialakítása volt. Az ügyfél igényei túllépték a klasszikus ingatlannyilvántartás kereteit – már üzleti döntések előkészítésére is használható rendszert szerettek volna.
A rendszer immár nemcsak az ingatlanokat, hanem a hozzájuk kapcsolódó eszközöket (bútorok, berendezések), azok életciklusát (beszerzés, használat, selejtezés), valamint a saját humánerőforrást is kezeli. A részletes idő- és munkaráfordítás követés lehetővé teszi az optimális szakember-kapacitás megtervezését.
A pénzügyi modul segítségével:
- nyomon követhetők a fenntartási költségek (adók, biztosítások, karbantartás, közüzemi díjak),
- elemezhetők a bevételek (bérleti díjak, hozamok),
- döntéstámogatási kimutatások készíthetők interaktív dashboardokon keresztül.
A portfóliókezelési rendszer kulcselemei:
- Bérbeadási folyamatok: szerződések, hirdetések, fizetési ütemezések, lejáratok.
- Tárgyi eszközök nyilvántartása: bútorok, eszközök, selejtezés, karbantartás – ingatlanhoz rendelve.
- Humánerőforrás-menedzsment: szakemberek időráfordításának nyomon követése, tervezhetőség.
- Költség-bevétel kimutatások: adók, díjak, állagmegóvás vs. bérleti bevételek.
- Dashboardok és vizualizációk: interaktív riportok segítik a döntéshozatalt és a hozamoptimalizálást.
A rendszer képes külön kezelni a költségszámításba tartozó és azon kívüli helyiségeket (pl. szoba vs. kazánház), valamint a kizárólagos és közösen használt terek adatait is. Rögzíthetők olyan részletek is, mint a burkolatok típusa vagy a nyílászárók mérete, ami például takarítás vagy karbantartás tervezésénél kulcsfontosságú lehet.
A jövő biztosítása
A rendszer nemcsak a múlt adatainak feldolgozását teszi lehetővé, hanem aktív döntéstámogatást is nyújt. Legyen szó bérleti díjak meghatározásáról, fejlesztési irányok kijelöléséről vagy erőforrás-gazdálkodásról – az átlátható, skálázható és automatizálható megoldás hozzájárul a vállalkozás versenyképességének fenntartásához a digitalizáció korában.
500+
Ügyfél
650+
Megoldás
30+
Szoftver
25
Dolgozó